Jak vyměnit IT firmu?

„Je vůbec možné vyměnit IT firmu, aniž bychom se museli bát, že nám nepředají všechna hesla, nesmažou naše data, nebo nebudou házet klacky pod nohy?“ – otázka, kterou mi klade většina firem, než se definitivně rozhodne současnou IT firmu vyměnit za jinou.Michal Firyt - zakladel Smart One

„Změna současné IT firmy je pro nás nepředstavitelná…“


V očích klientů, je změna IT firmy téměř noční můrou. Velmi často je fungování IT prostředí klíčové pro chod jejich byznysu a sebemenší výpadek znamená komplikace a v horších případech i finanční ztráty. Nicméně většinu komplikací lze velmi efektivně odstranit dodržením několika základních postupů, které pomohou uklidnit odcházejícího klienta od současné IT firmy a ochránit jeho byznys.

Dovolte mi sdílet s Vámi tyto postupy, které se nám ve firmě vždy vyplatilo dodržet, a tak minimalizovat riziko komplikací při přebírání nových klientů od jiných IT firem.

Na co vše myslet při změně IT firmy a jak se na to připravit?

Administrátorská hesla

Obava klienta: Nedostaneme administrátorské přístupy od současné IT firmy a Vy se o nás tak nebude moci postarat.

Řešení: Vždy chtějte od IT firmy zapečetěnou obálku s veškerými administrátorskými hesly a změnu těchto hesel v obálce zabezpečte vysokou smluvní pokutou pro případ, že tyto hesla budou změněna bez Vašeho písemného souhlasu. Budete tak mít ve Vašem trezoru vše potřebné pro novou IT firmu kdykoli se pro to rozhodnete.

Pokud zapečetěnou obálku od IT firmy nemáte, požádejte o to v rámci Vaší ještě probíhající spolupráce. Každá slušnější IT firma by neměla mít problém Vám přístupy dát pod podmínkou, že jim nebudete měnit konfigurace Vašich systémů, o které se Vám starají.

Doporučení: Pokud hesla nemáte a ani jste nepožádali o zapečetěnou obálku s nimi, nehrajte na Vaší IT firmu divadlo, ve kterém se pokusíte „nenápadně“ hesla získat. Většina IT firem je dostatečně zkušená na to, aby rozpoznala signály, když klient chce odejít. Doporučuji upřímné jednání s vysvětlením, proč hesla chcete. Je to lepší než dělat hlupáky z Vaší současné IT firmy. Většina IT firem totiž nemá problém s tím, když jim odchází jeden klient. Má dost jiných klientů, takže se nemusíte bát, že Vás za každou cenu budou nutit v setrvání spolupráce a riskovat tak soudní spory. Nebudou. Nestojí to za to.

Termín výpovědi a její průběh

Obava klienta: Předání IT správy neproběhne hladce a budeme mít výpadek IT služeb a ohrozí to náš byznys.

Řešení: U IT služeb bývá běžným standardem výpovědní lhůta 2 měsíce. Doporučuji domluvit s novou IT firmou součinnost se současnou IT firmou během výpovědní lhůty. IT firmy se spolu dokáží poměrně dobře domluvit na hladkém předání IT správy a Vy tak můžete být za lehce nákladnější dva měsíce klidnější, že změna IT firmy neohrozí Váš byznys.

Součinnost současné IT firmy

Obava klienta: Jakmile se současná IT firma dozví, že s nimi chceme skončit, tak začne dělat problémy a ohrozí to náš byznys.

Řešení: S touto obavou se setkávám poměrně často, nicméně je to obava neopodstatněná. Současná IT firma má své jméno na trhu a nebude riskovat kvůli jednomu klientovi poškození svého jména a čelit případné žalobě za nedodržení smluvních závazků v době výpovědi. Opět doporučuji být upřímní k současné IT firmě. Průběh přechodu k nové IT firmě bude tak mnohem snazší pro všechny strany.

Finanční náročnost změny IT firmy

Obava klienta: Nová IT firma bude první měsíce dělat mnohem víc práce, než naše současná a bude nás to tak stát mnohem víc peněz, než jsme doteď měsíčně platili.

Řešení: Ano, bude Vás to stát teď více peněz. Nicméně z dlouhodobého hlediska ušetříte, nebo dokonce vyděláte.

Jakmile se nová IT firma o Vás začne starat, tak uvidí spoustu problémů, které současná IT firma neřešila, nebo si na ně „zvykla“. Tyto problémy tak začne odstraňovat a Vás to bude stát prvních pár měsíců více peněz. Ale… až tyto problémy budou odstraněny, tak zaměstnanci Vaší firmy budou fungovat efektivněji, jelikož „IT kostlivci ve skříni“ budou už vyřešeni a Vám to ve finále bude nejenom vydělávat více peněz na efektivitě Vašich zaměstnanců, ale i ušetří náklady za nesystematické a opakované „řešení“ starých IT problémů.

Opravdu měníme za lepší?

Obava klienta: Nešlápneme z bláta do louže s novou IT firmou?

Řešení: Už při prvotním jednání s novou IT firmou poznáte, jestli je to pár živnostníků, co si hrají na firmu, nebo seriózní firma, co to myslí vážně a záleží jí na dobrém jménu.

Důležitým indikátorem jsou finance. Pokud si nová IT firma řekne o částky, které odpovídají spíše cenám živnostníků, tak zbystřete. Kvalitní IT firma musí mít finanční ohodnocení jejich služeb nastavené tak, aby uživila zaměstnance, provozovnu, vybavení a zároveň měla nějaký zisk na rozvoj k lepšímu fungování. Důrazně nedoporučuji koukat pouze na cenu. Pokud koukáte pouze na cenu, tak se velmi pravděpodobně dřív, nebo později s novou IT firmou spálíte, jelikož nebude schopna uživit kvalitní zaměstnance a tím i vysokou kvalitu služeb, které Vám slíbila poskytovat. Jsou věci, kde se dá šetřit, nicméně na IT šetřit nedoporučuji, jelikož pro většinu z klientů je IT klíčová součást fungování byznysu a jakmile se na IT začne šetřit, tak to více či méně začne odnášet i byznys klienta.

Dalším ukazatelem před změnou je smlouva. Chtějte vidět návrh smlouvy, abyste měli garanci jak kvality služeb, tak reakční dobu, sankce za nedodržení smluvních závazků, a jiné. Smlouva Vám mnohé napoví, zda li to s Vámi nová firma myslí opravdu vážně a je ochotna nést riziko za kvalitu svých služeb.

Doporučuji vybrat IT firmu, která není složená jen z „ajťáků“, ale má i například obchodní oddělení. Zajistíte si tak podporu někoho, kdo nemluví jen řečí počítačů a získáte sympatického obchodníka, co se o Vás bude starat a bude popohánět ajťáky, ať dělají svou práci tak dobře, jak jen dovedou a Vy jste spokojeni.

Další známkou určité kvality firmy, jsou certifikace. Pokud se rozhodujete mezi firmou bez certifikací a s, tak doporučuji vybrat firmu s kvalitními certifikacemi. Čím zajímavější a přesvědčivější certifikace firma má, tím více to myslí s jejím podnikáním vážně a máte určitou záruku toho, že chce na českém trhu růst a kvalita služeb tak poroste s ní a Vy na tom jen získáte.

Dokumentace IT prostředí

Obava klienta: Nová IT firma se v našem IT prostředí nevyzná nebudou se tak o nás umět dostatečně postarat.

Řešení: Většina kvalitnějších IT firem dělá vstupní inspekci IT prostředí potenciálního klienta před začátkem spolupráce, aby přesně věděli, do čeho jdou. Je to jejich denní chleba a nemusíte se tak bát, že pokud nemáte žádnou IT dokumentaci od současné IT firmy, tak je to neřešitelný problém – není.

Mimochodem IT inspekci lze udělat i během trvání spolupráce se současnou IT firmou, aniž by se o ní současná IT firma dozvěděla.

Doporučení: Pokud Vaše současná IT firma používá nějaký helpdeskový systém, tak je požádejte o export požadavků Vašich zaměstnanců za poslední rok. Tento export předejte nové IT firmě a ta bude moci zhodnotit, co se u Vás za poslední rok řešilo, jaké problémy se opakovaly a bude se tak moci lépe připravit na Vaše zaměstnance a jejich IT starosti.

Pravidelné činnosti směrem ke klientovi

Obava klienta: Jakmile oznámíme výpověď, kvalita služeb půjde dolů a nebudeme mít podporu na kterou jsme zvyklý.

Řešení: Toto lze vyřešit opět spojením současné a nové IT firmy dohromady. Současná IT firma velmi ochotně předá servisní dny a podporu začínající nové IT firmě a pokud jim umožníte spolu komunikovat a dáte jim zelenou k vzájemné spolupráci v době výpovědi, nemusíte mít obavu z výpadku služeb a jejich kvality. Kvalita se může jen zlepšit, protože o Vás po 2 měsíce bude pečovat ne jedna firma, ale dvě!

Seznámení uživatelů s novou IT firmou a jejím fungováním

Obava klienta: Nová IT firma bude mít jiné zvyklosti a fungování než naše současná, na kterou jsou naši zaměstnanci zvyklý.

Řešení: Ano i ne. Všechny IT firmy mají nějaké standardy, na které jsou Vaši zaměstnanci zvyklý. Ať se jedná o nahlašování požadavku do tiketovacího systému přes mail, či telefon, tak o pravidelné servisní dny návštěvy technika ve Vaší společnosti.

Nicméně nová IT firma může a pravděpodobně bude mít nějaké odlišnosti od Vaší současné a je to dobře. Pokud by Vaše současná IT firma dělala vše tak, jako nová IT firma, tak byste neměli důvod přecházet právě k této nové IT firmě. Berte změnu jako krok k lepšímu fungování IT služeb pro Vaši společnost. Vaši zaměstnanci si dříve či později na nový režim zvyknou a ve finále budou jak oni, tak Vy spokojenější.

Konzultace s novou IT firmou předtím, než se podá výpověď současné

Obava klienta: Nevíme, co nás všechno čeká při změně IT firmy a jak se na to připravit.

Řešení: Požádejte novou IT firmu o konzultaci, na co všechno se máte připravit, co zajistit a jak to naplánovat, aby byl průběh změny současné IT firmy za novou co nejhladší.

Licence

Obava klienta: Nevíme, jaké licence máme a jestli náhodou někdo nepoužívá nelegální software.

Řešení: Během vstupní inspekce novou IT firmou bývá standardem udělat si tzv. „sjetinu“ hardwaru a softwaru Vašich počítačů. Nová IT firma bude tak přesně vědět, jaké programy máte nainstalovány, jaké jsou k nim použité licence a ve spolupráci s Vaším účetním oddělením jsou schopni licence spárovat k fakturám za ně. Jakékoli nesrovnalosti sdělí pouze Vám a navrhnou optimální řešení, jak situaci s licencemi narovnat pro případ auditu.

Doplňkové služby (tiskové řešení, internet, mobilní služby, VoIP, a jiné…)

Obava klienta: Postihne nás výpadek doplňkových služeb při výpovědi současné IT firmy.

Řešení: Je důležité upozornit novou IT firmu, že využíváte tyto služby od současné IT firmy, aby se nová na to mohla připravit. Čím více informací nové IT firmě poskytnete, tím lépe. Raději říct něco navíc, než něco opomenout a pak řešit starosti s tím spojené.

Většina IT firem Vám všechny služby od současné IT firmy nahradí, nebo využijí své smluvní partnery, abyste měli všechny služby nahrazeny.

Zároveň se nabízí kompromis vypovědět současné IT firmě pouze ty služby, se kterými nejste spokojeni a zbytek, který Vám vyhovuje si ponechat. Současná IT firma bude ráda za zachování alespoň částečného příjmu z nějakých služeb než o vše přijít.

Nákup a pronájem HW/SW

Obava klienta: Jsme zvyklý řešit hardware a software přes současnou IT firmu. Jak to bude při změně?

Řešení: Stačí pouze domluvit se současnou a novou IT firmou, od jakého data převezme nová IT firma zodpovědnost za tyto služby. Pokud to bude domluveno dopředu, nevznikne Vám žádný výpadek a vše bude v pořádku.

Co když se všechno i přes výše zmíněné body „podělá“

Obava klienta: Uděláme všechny uvedené body, ale i přesto nám současná IT firma bude chtít škodit…

Řešení: V rámci konzultace s novou IT firmou dostanete několik informací, co udělat „pro všechny případy“, kdyby se současná IT firma kousla a nehodlala spolupracovat.

Mezi informacemi, co při konzultaci s novou IT firmou dostanete, by mělo být mimo jiné i zálohování Vašich kritických dat na místo, kam současná IT firma nemůže. Ať už externí úložiště, nebo offline server. Zajistíte tak, že pokud by se současná IT firma „zbláznila“, tak Vaše data zůstanou chráněna. Nová IT firma dokáže cokoli přeinstalovat, hesla resetovat, ale co nedokáže, tak je obnova Vašich kritických dat, pokud si někdo dal důkladnou práci s jejich odstraněním.

Řešení pro tento krizový scénář, kdy současná firma by mohla chtít škodit je velmi individuální pro každého klienta a doporučuji tak osobní konzultaci se zástupcem nové IT firmy. Společně vyladíte krizový scénář tak, aby Vás změna ohrozila co nejméně.

Hlavu vzhůru!


Změna IT firmy je pro většinu klientů náročný a stresující proces, ale se správným partnerem, který ví, jak dodržet výše zmíněné postupy a minimalizovat většinu rizik to může proběhnout v pořádku a bez obav z ohrožení Vašeho byznysu.

Je potřeba se připravit na to, že změna IT firmy bude vyžadovat Vaši součinnost. Není reálné, aby změna proběhla bez menších starostí, nicméně při vybrání nové zkušené IT firmy se případné starosti minimalizují a Vy budete mít klid.

Doufám, že Vám zmíněné body nastínily, jak změnu IT firmy provést a na co se připravit. Přeji Vám šťastnou ruku s výběrem nové IT firmy!