Jak vyměnit IT firmu?

Obava klienta: Předání IT správy neproběhne hladce a budeme mít výpadek IT služeb a ohrozí to náš byznys.

Řešení: U IT služeb bývá běžným standardem výpovědní lhůta 2 měsíce. Doporučuji domluvit s novou IT firmou součinnost se současnou IT firmou během výpovědní lhůty. IT firmy se spolu dokáží poměrně dobře domluvit na hladkém předání IT správy a Vy tak můžete být za lehce nákladnější dva měsíce klidnější, že změna IT firmy neohrozí Váš byznys.

Obava klienta: Jakmile se současná IT firma dozví, že s nimi chceme skončit, tak začne dělat problémy a ohrozí to náš byznys.

Řešení: S touto obavou se setkávám poměrně často, nicméně je to obava neopodstatněná. Současná IT firma má své jméno na trhu a nebude riskovat kvůli jednomu klientovi poškození svého jména a čelit případné žalobě za nedodržení smluvních závazků v době výpovědi. Opět doporučuji být upřímní k současné IT firmě. Průběh přechodu k nové IT firmě bude tak mnohem snazší pro všechny strany.

Obava klienta: Nová IT firma bude první měsíce dělat mnohem víc práce, než naše současná a bude nás to tak stát mnohem víc peněz, než jsme doteď měsíčně platili.

Řešení: Ano, bude Vás to stát teď více peněz. Nicméně z dlouhodobého hlediska ušetříte, nebo dokonce vyděláte.

Jakmile se nová IT firma o Vás začne starat, tak uvidí spoustu problémů, které současná IT firma neřešila, nebo si na ně „zvykla“. Tyto problémy tak začne odstraňovat a Vás to bude stát prvních pár měsíců více peněz. Ale… až tyto problémy budou odstraněny, tak zaměstnanci Vaší firmy budou fungovat efektivněji, jelikož „IT kostlivci ve skříni“ budou už vyřešeni a Vám to ve finále bude nejenom vydělávat více peněz na efektivitě Vašich zaměstnanců, ale i ušetří náklady za nesystematické a opakované „řešení“ starých IT problémů.

Obava klienta: Nešlápneme z bláta do louže s novou IT firmou?

Řešení: Už při prvotním jednání s novou IT firmou poznáte, jestli je to pár živnostníků, co si hrají na firmu, nebo seriózní firma, co to myslí vážně a záleží jí na dobrém jménu.

Důležitým indikátorem jsou finance. Pokud si nová IT firma řekne o částky, které odpovídají spíše cenám živnostníků, tak zbystřete. Kvalitní IT firma musí mít finanční ohodnocení jejich služeb nastavené tak, aby uživila zaměstnance, provozovnu, vybavení a zároveň měla nějaký zisk na rozvoj k lepšímu fungování. Důrazně nedoporučuji koukat pouze na cenu. Pokud koukáte pouze na cenu, tak se velmi pravděpodobně dřív, nebo později s novou IT firmou spálíte, jelikož nebude schopna uživit kvalitní zaměstnance a tím i vysokou kvalitu služeb, které Vám slíbila poskytovat. Jsou věci, kde se dá šetřit, nicméně na IT šetřit nedoporučuji, jelikož pro většinu z klientů je IT klíčová součást fungování byznysu a jakmile se na IT začne šetřit, tak to více či méně začne odnášet i byznys klienta.

Dalším ukazatelem před změnou je smlouva. Chtějte vidět návrh smlouvy, abyste měli garanci jak kvality služeb, tak reakční dobu, sankce za nedodržení smluvních závazků, a jiné. Smlouva Vám mnohé napoví, zda li to s Vámi nová firma myslí opravdu vážně a je ochotna nést riziko za kvalitu svých služeb.

Doporučuji vybrat IT firmu, která není složená jen z „ajťáků“, ale má i například obchodní oddělení. Zajistíte si tak podporu někoho, kdo nemluví jen řečí počítačů a získáte sympatického obchodníka, co se o Vás bude starat a bude popohánět ajťáky, ať dělají svou práci tak dobře, jak jen dovedou a Vy jste spokojeni.

Další známkou určité kvality firmy, jsou certifikace. Pokud se rozhodujete mezi firmou bez certifikací a s, tak doporučuji vybrat firmu s kvalitními certifikacemi. Čím zajímavější a přesvědčivější certifikace firma má, tím více to myslí s jejím podnikáním vážně a máte určitou záruku toho, že chce na českém trhu růst a kvalita služeb tak poroste s ní a Vy na tom jen získáte.

Obava klienta: Nová IT firma se v našem IT prostředí nevyzná nebudou se tak o nás umět dostatečně postarat.

Řešení: Většina kvalitnějších IT firem dělá vstupní inspekci IT prostředí potenciálního klienta před začátkem spolupráce, aby přesně věděli, do čeho jdou. Je to jejich denní chleba a nemusíte se tak bát, že pokud nemáte žádnou IT dokumentaci od současné IT firmy, tak je to neřešitelný problém – není.

Mimochodem IT inspekci lze udělat i během trvání spolupráce se současnou IT firmou, aniž by se o ní současná IT firma dozvěděla.

Doporučení: Pokud Vaše současná IT firma používá nějaký helpdeskový systém, tak je požádejte o export požadavků Vašich zaměstnanců za poslední rok. Tento export předejte nové IT firmě a ta bude moci zhodnotit, co se u Vás za poslední rok řešilo, jaké problémy se opakovaly a bude se tak moci lépe připravit na Vaše zaměstnance a jejich IT starosti.

Obava klienta: Jakmile oznámíme výpověď, kvalita služeb půjde dolů a nebudeme mít podporu na kterou jsme zvyklý.

Řešení: Toto lze vyřešit opět spojením současné a nové IT firmy dohromady. Současná IT firma velmi ochotně předá servisní dny a podporu začínající nové IT firmě a pokud jim umožníte spolu komunikovat a dáte jim zelenou k vzájemné spolupráci v době výpovědi, nemusíte mít obavu z výpadku služeb a jejich kvality. Kvalita se může jen zlepšit, protože o Vás po 2 měsíce bude pečovat ne jedna firma, ale dvě!

Obava klienta: Nová IT firma bude mít jiné zvyklosti a fungování než naše současná, na kterou jsou naši zaměstnanci zvyklý.

Řešení: Ano i ne. Všechny IT firmy mají nějaké standardy, na které jsou Vaši zaměstnanci zvyklý. Ať se jedná o nahlašování požadavku do tiketovacího systému přes mail, či telefon, tak o pravidelné servisní dny návštěvy technika ve Vaší společnosti.

Nicméně nová IT firma může a pravděpodobně bude mít nějaké odlišnosti od Vaší současné a je to dobře. Pokud by Vaše současná IT firma dělala vše tak, jako nová IT firma, tak byste neměli důvod přecházet právě k této nové IT firmě. Berte změnu jako krok k lepšímu fungování IT služeb pro Vaši společnost. Vaši zaměstnanci si dříve či později na nový režim zvyknou a ve finále budou jak oni, tak Vy spokojenější.

Obava klienta: Nevíme, co nás všechno čeká při změně IT firmy a jak se na to připravit.

Řešení: Požádejte novou IT firmu o konzultaci, na co všechno se máte připravit, co zajistit a jak to naplánovat, aby byl průběh změny současné IT firmy za novou co nejhladší.

Obava klienta: Nevíme, jaké licence máme a jestli náhodou někdo nepoužívá nelegální software.

Řešení: Během vstupní inspekce novou IT firmou bývá standardem udělat si tzv. „sjetinu“ hardwaru a softwaru Vašich počítačů. Nová IT firma bude tak přesně vědět, jaké programy máte nainstalovány, jaké jsou k nim použité licence a ve spolupráci s Vaším účetním oddělením jsou schopni licence spárovat k fakturám za ně. Jakékoli nesrovnalosti sdělí pouze Vám a navrhnou optimální řešení, jak situaci s licencemi narovnat pro případ auditu.

Obava klienta: Postihne nás výpadek doplňkových služeb při výpovědi současné IT firmy.

Řešení: Je důležité upozornit novou IT firmu, že využíváte tyto služby od současné IT firmy, aby se nová na to mohla připravit. Čím více informací nové IT firmě poskytnete, tím lépe. Raději říct něco navíc, než něco opomenout a pak řešit starosti s tím spojené.

Většina IT firem Vám všechny služby od současné IT firmy nahradí, nebo využijí své smluvní partnery, abyste měli všechny služby nahrazeny.

Zároveň se nabízí kompromis vypovědět současné IT firmě pouze ty služby, se kterými nejste spokojeni a zbytek, který Vám vyhovuje si ponechat. Současná IT firma bude ráda za zachování alespoň částečného příjmu z nějakých služeb než o vše přijít.

Obava klienta: Jsme zvyklý řešit hardware a software přes současnou IT firmu. Jak to bude při změně?

Řešení: Stačí pouze domluvit se současnou a novou IT firmou, od jakého data převezme nová IT firma zodpovědnost za tyto služby. Pokud to bude domluveno dopředu, nevznikne Vám žádný výpadek a vše bude v pořádku.

Obava klienta: Uděláme všechny uvedené body, ale i přesto nám současná IT firma bude chtít škodit…

Řešení: V rámci konzultace s novou IT firmou dostanete několik informací, co udělat „pro všechny případy“, kdyby se současná IT firma kousla a nehodlala spolupracovat.

Mezi informacemi, co při konzultaci s novou IT firmou dostanete, by mělo být mimo jiné i zálohování Vašich kritických dat na místo, kam současná IT firma nemůže. Ať už externí úložiště, nebo offline server. Zajistíte tak, že pokud by se současná IT firma „zbláznila“, tak Vaše data zůstanou chráněna. Nová IT firma dokáže cokoli přeinstalovat, hesla resetovat, ale co nedokáže, tak je obnova Vašich kritických dat, pokud si někdo dal důkladnou práci s jejich odstraněním.

Řešení pro tento krizový scénář, kdy současná firma by mohla chtít škodit je velmi individuální pro každého klienta a doporučuji tak osobní konzultaci se zástupcem nové IT firmy. Společně vyladíte krizový scénář tak, aby Vás změna ohrozila co nejméně.