Skupinové emaily v Microsoft Office 365

Mezi nejčastěji používané skupinové emaily patří skupina s názvem Microsoft 365, která se v Outlooku primárně nachází v levém panelu pod záložkou „skupiny“ kde najdete všechny emaily poslané na tuto skupinovou adresu.

Pokud potřebujete, aby Vám emaily přicházely i do doručené pošty, je zde možnost kliknout na název skupiny a zvolit možnost „přihlásit se k odběru“.

Jelikož skupina není dále rozdělena na přijatou a odeslanou poštu jsou emaily ve skupině řazeny po celých vláknech jednotlivých konverzací.

Skupina Microsoft 365 se používá ke spolupráci mezi uživateli, ať už uvnitř nebo vně společnosti. S každou skupinou Microsoft 365 získají členové skupinový e-mail a sdílený pracovní prostor pro konverzace, soubory a události v kalendáři.

Do skupiny lze připojit kontakty mimo organizaci. Je také možné povolit externím odesílatelům posílat e-maily na adresu skupiny.

Distribuční skupina se používá k odesílání oznámení skupině lidí, je nejlepší pro situaci, kdy potřebujete rozeslat informace určité skupině lidí, například „Lidé v budově A“ nebo informační email pro celou organizaci. Emaily poslané na adresu distribuční skupiny poté přijdou do doručené pošty všem členům této skupiny.

Při odpovídání na email rozeslaný distribuční skupinou, myslete na to, že Vaše odpověď přijde všem členům do doručené pošty.

Na rozdíl od Microsoft 365, skupina nevytváří žádnou podsložku v Outlooku.

Distribuční skupinu vč. veškerého obsahu lze přenastavit na skupinu Microsoft 365.

Sdílená poštovní schránka funguje jako klasický uživatelský účet s tím rozdílem, že k této schránce může mít přístup více uživatelů. Schránka nepotřebuje pro provoz licenci. V outlooku sdílenou schránku najdete v levém panelu dole. Schránka obsahuje stejné vnitřní dělení, jako Váš klasický email vč. doručené/odeslané pošty, koncept, spam atd. Sdílené poštovní schránky obsahují i kalendář.

Nejčastější použití pro tuto schránku jsou emailové adresy jako info, nebo recepce. Členové mají možnost odpovídat na emaily pod emailovou adresou sdílené schránky.

Další velmi časté použití sdílené schránky je v případě odchodu zaměstnance z firmy, kdy se uživatelská schránka převede na sdílenou tak, aby veškerý obsah schránky zůstal zachován. Tímto krokem se veškeré emaily zálohují a je možné celou schránku připnout do Outlooku zástupci dané osoby.

Sdílenou schránku není možné přenastavit na Microsoft 365 skupinu.